Umowa szkoleniowa – sprawdź, na co zwrócić uwagę przy jej zawieraniu

Pracodawca, który potrzebuje wykwalifikowanego pracownika na określone stanowisko, może po nawiązaniu stosunku pracy skierować pracownika na dodatkowe szkolenia, w tym na przykład na studia podyplomowe lub kursy.

W ramach podnoszenia kwalifikacji zawodowych pracodawca może przyznać pracownikowi podnoszącemu kwalifikacje zawodowe, szereg dodatkowych świadczeń. Tytułem przykładu można wskazać na koszty kształcenia, przejazdów, zakupu podręczników i wydatki na zakwaterowanie. Z reguły pracodawca w takiej sytuacji zawiera z pracownikiem umowę szkoleniową, która reguluje wzajemne prawa i obowiązki stron.

Cel umowy szkoleniowej

Z reguły to pracodawca ponosi koszty szkoleń, których ukończenia wymaga od pracownika. Zawieranie umów szkoleniowych jest zatem dość częste w praktyce, podobnie jak problemy powstające na tle ich wykonywania, a dotyczące między innymi ustalenia, czy na podstawie umowy szkoleniowej interpretowanej z uwzględnieniem przepisów Kodeksu pracy, pracodawca może skutecznie żądać od pracownika zwrotu kosztów szkolenia.

Umowa szkoleniowa powinna być sformułowana klarownie, prostym językiem i z uwzględnieniem przepisów Kodeksu pracy, które kształtują sytuację pracownika w relacji z pracodawcą, w przypadku gdy ten pokryje koszty podnoszenia kwalifikacji. Dobrą i częstą praktyką jest zastosowanie wprost przepisu art. 1035 Kodeksu pracy. Niemniej zdarza się, że z powodu niewiedzy pracodawcy, albo z inicjatywy pracodawcy wykorzystującego niewiedzę pracownika, postanowienia umowy szkoleniowej są ukształtowane niezgodnie z Kodeksem pracy.

Treść i forma umowy szkoleniowej

W umowie szkoleniowej pracodawca określa, jakie koszty i w jakiej wysokości, zostaną pokryte przez pracodawcę oraz na jakich warunkach. Warunki te są określone głównie w formie obowiązków skierowanych do pracownika. W umowie szkoleniowej zawierane są również informacje o warunkach powstania po stronie pracodawcy roszczenia o zwrot kosztów szkolenia i innych wydatków pokrytych z kieszeni pracodawcy, zgodnie z umową. Umowa szkoleniowa powinna być zawarta na piśmie, zaś obowiązek jej zawarcia powstaje tylko wtedy, gdy pracodawca zamierza zobowiązać pracownika do pozostawania w zatrudnieniu po ukończeniu podnoszenia kwalifikacji zawodowych.

Ograniczona swoboda kontraktowa

W przypadku umowy szkoleniowej pracodawca nie ma pełnej dowolności w kształtowaniu jej treści. Kodeks pracy zawiera przepisy, które wskazują na to, jak powinna być sformułowana treść umowy szkoleniowej.

Zgodnie z regułą wskazaną w art. 1034 § 2 Kodeksu pracy, umowa szkoleniowa nie może zawierać postanowień mniej korzystnych dla pracownika niż przepisy niniejszego rozdziału. Dotyczy to przede wszystkim obowiązku zwrotu kosztów poniesionych przez pracodawcę.

Przerwanie lub niepodjęcie podnoszenia kwalifikacji

Katalog sytuacji, w których pracownik może być zobowiązany przez pracodawcę do zwrotu kosztów szkolenia został enumeratywnie wymieniony w art. 1035 Kodeksu pracy. Pierwsza z sytuacji to niepodjęcie się przez pracownika podnoszenia kwalifikacji zawodowych, albo przerwanie podnoszenia tych kwalifikacji bez uzasadnionych przyczyn.

Zakończenie stosunku pracy przez pracodawcę

Druga sytuacja, w której pracodawca może żądać zwrotu kosztów szkolenia od pracownika, dotyczy przypadku rozwiązania stosunku pracy bez wypowiedzenia z winy pracownika w trakcie podnoszenia kwalifikacji zawodowych lub po jego ukończeniu, w terminie określonym w umowie szkoleniowej nie dłuższym niż 3 lata. Rozwiązanie stosunku pracy przez pracodawcę w formie wypowiedzenia umowy o pracę lub porozumienia stron, nie uprawnia pracodawcy do zażądania zwrotu kosztów szkolenia. Jedynie tzw. zwolnienie dyscyplinarne może powodować powstanie roszczenia o zwrot kosztów szkolenia i jedynie wtedy, gdy następuje ono w terminie wskazanym w art. 1035 pkt 2 Kodeksu pracy.

Zakończenie współpracy przez pracownika

W umowie szkoleniowej należy obowiązkowo określić termin nie dłuższy niż 3 lata, w czasie którego pracownik jest zobowiązany pozostawać w stosunku pracy z pracodawcą, który pokrył koszty podnoszenia kwalifikacji.

Jeżeli w tym okresie pracownik rozwiąże stosunek pracy za wypowiedzeniem, jest zobowiązany do zwrotu kosztów szkolenia na rzecz pracodawcy, chyba że przyczyną wypowiedzenia jest choćby jedna z sytuacji wskazanych w art. 943 Kodeksu pracy, czyli sytuacja mieszcząca się w pojęciu mobbingu.

Ponadto, rozwiązanie stosunku pracy bez zachowania okresu wypowiedzenia przez pracownika – z winy pracodawcy – mimo braku przyczyn określonych w przepisie art. 55 Kodeksu pracy lub art. 943 Kodeksu pracy (mobbing) również stanowi podstawę do zażądania przez pracodawcę zwrotu kosztów szkolenia. Przepis art. 55 Kodeksu pracy wskazuje na dwie przyczyny rozwiązania umowy o pracę przez pracownika z winy pracodawcy bez zachowania okresu wypowiedzenia. Pierwsza dotyczy sytuacji, w której zostanie wydane orzeczenie lekarskie stwierdzające szkodliwy wpływ wykonywanej pracy na zdrowie pracownika, a pracodawca nie przeniesie go w terminie wskazanym w orzeczeniu lekarskim do innej pracy, odpowiedniej ze względu na stan jego zdrowia i kwalifikacje zawodowe. Druga sytuacja dotyczy ciężkiego naruszenia podstawowych obowiązków wobec pracownika przez pracodawcę.

Zakres zwrotu kosztów

Pracownik może być zobowiązany do zwrotu kosztów szkolenia tylko w wysokości proporcjonalnej do okresu zatrudnienia po ukończeniu podnoszenia kwalifikacji zawodowych lub okresu zatrudnienia w czasie ich podnoszenia. W praktyce oznacza to, że pracodawca ma obowiązek pomniejszyć koszty szkolenia, które podlegają zwrotowi o okres, w którym pracownik świadczył pracę.

Treść umowy szkoleniowej jest istotna również na etapie, w którym pracownik rozważa rozwiązanie stosunku pracy w taki sposób, aby uniknąć obowiązku zwrotu kosztów szkolenia oraz na etapie, w którym już doszło do rozwiązania stosunku pracy i pracodawca wystąpił do pracownika z wezwaniem do zwrotu kosztów szkolenia.