Procedura zgłoszeń wewnętrznych – o tym, co powinna zawierać i dlaczego lepiej nie czekać do ostatniej chwili

Z dniem 25 września 2024 r. w życie wejdą przepisy ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów. Począwszy od tej daty, podmioty, które posiadają kadrę liczącą co najmniej 50 osób, powinny wdrożyć procedurę zgłoszeń wewnętrznych, o której mowa w tej ustawie.

Za niewykonanie ustawowego obowiązku grozi kara grzywny, zgodnie z art. 58 ustawy o ochronie sygnalistów: kto, będąc odpowiedzialnym za ustanowienie procedury zgłoszeń wewnętrznych, wbrew przepisom ustawy procedury tej nie ustanawia lub ustanawia ją z istotnym naruszeniem wynikających z ustawy wymogów, podlega karze grzywny. Jedynie należyte opracowanie tego aktu prawnego, a następnie jego prawidłowe udostępnienie, pozwoli uniknąć odpowiedzialności za wykroczenie.

Czym jest procedura zgłoszeń wewnętrznych?

Procedura zgłoszeń wewnętrznych jest dokumentem, który wskazuje na sposób i zasady dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych. Celem ustawy jest implementacja dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23.10.2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii (Dz. Urz. UE L 305 z 26.11.2019 r., str. 17 z późn. zm.).

Sygnalistą jest osoba, która zgłasza naruszenie prawa, a zatem pełni doniosłą rolę w zakresie ujawniania nieprawidłowości. Zapewnienie sygnalistom lepszej ochrony prawnej ma służyć zwiększeniu wykrywalności naruszeń i ich ściganiu. Sygnalistami są przede wszystkim osoby zatrudnione w podmiotach prywatnych i publicznych.

Zgodnie z art. 23 ust. 1 ustawy o ochronie sygnalistów, obowiązek wdrożenia procedury zgłoszeń wewnętrznych powstaje z chwilą, w której na rzecz danego podmiotu pracę zarobkową wykonuje co najmniej 50 osób.

W kolejnych latach obowiązywania ustawy miarodajne dla ustalenia powstania obowiązku będą dwie daty – 1 stycznia oraz 1 lipca danego roku kalendarzowego.

Ustawodawca bardzo szeroko określił definicję osób zatrudnionych na potrzeby realizowania celów omawianej ustawy. Jak wynika z art. 23 ust. 2 ustawy o ochronie sygnalistów, do liczby 50 osób wykonujących pracę zarobkową na rzecz danego podmiotu prawnego wlicza się:

• pracowników, w przeliczeniu na pełne etaty,
• osoby świadczące pracę za wynagrodzeniem na innej podstawie niż stosunek pracy, pod warunkiem, że nie zatrudniają do tego rodzaju pracy innych osób, niezależnie od podstawy zatrudnienia.

Co istotne, niezależnie od liczebności kadry, obowiązek wdrożenia procedury zgłoszeń wewnętrznych obejmie podmioty prawne, wykonujące działalność w zakresie usług, produktów i rynków finansowych oraz przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa transportu i ochrony środowiska, objętych zakresem stosowania aktów prawnych Unii Europejskiej, wymienionych w części I. B i II załącznika do dyrektywy 2019/1937, jak czytamy w art. 23 ust. 3 ustawy o ochronie sygnalistów.

Jednostki samorządu terytorialnego zostały z kolei potraktowane w sposób uprzywilejowany. Obowiązek wdrożenia procedury wewnętrznej nie obejmuje jednostek organizacyjnych gmin i powiatów liczących mniej niż 10.000 mieszkańców.

Co powinna zawierać procedura zgłoszeń wewnętrznych?

Ustawodawca wskazał w art. 25 ust. 1 ustawy o ochronie sygnalistów, jakie elementy procedura zgłoszeń wewnętrznych powinna zawierać, aby została uznana za opracowaną zgodnie z prawem. Do elementów obowiązkowych treści procedury zgłoszeń wewnętrznych należą między innymi:

• określenie podmiotu uprawnionego do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych,
• sposób przekazywania zgłoszeń wewnętrznych przez sygnalistę i adres do kontaktu,
• określenie podmiotu uprawnionego do działań następczych, weryfikacji zgłoszenia wewnętrznego i dalszą komunikację z sygnalistą, przy czym podmiot ten musi być bezstronny,
• tryb postępowania z anonimowymi zgłoszeniami o naruszeniach prawa,
• obowiązek potwierdzenia sygnaliście przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania,
• obowiązek podjęcia działań następczych,
• maksymalny termin na przekazanie sygnaliście informacji zwrotnej,
• informacje na temat dokonywania zgłoszeń zewnętrznych do Rzecznika Praw Obywatelskich, organów publicznych, instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej.

W treści art. 25 ust. 1 ustawy o ochronie sygnalistów, ustawodawca wskazał również konkretne minimalne i maksymalne terminy na dokonanie niektórych czynności, które powinny być uwzględnione w procedurze zgłoszeń wewnętrznych, aby została uznana za prawidłowo sporządzoną.

Poza elementami wymienionymi powyżej, warto rozważyć zawarcie w treści procedury zgłoszeń wewnętrznych dodatkowych elementów, na które wskazuje ustawodawca w art. 25 ust. 2 tej ustawy.

Ustawodawca nie ustanowił wzoru procedury zgłoszeń wewnętrznych ani żadnego szablonu, który byłby załącznikiem do ustawy. Ustawodawca nie wprowadził również zamkniętego katalogu elementów treści procedury zgłoszeń wewnętrznych. Wzór procedury zgłoszeń wewnętrznych zapewne zostanie wypracowany przez praktyków prawa, w oparciu o kolejne doświadczenia na tle stosowania przepisów ustawy.

Procedura wymaga konsultacji

Nie jest możliwe ustalenie procedury bez konsultacji z zakładowymi organizacjami związkowymi. W przypadku, gdy w zakładzie nie funkcjonuje zakładowa organizacja związkowa, konsultacje powinny być przeprowadzone z przedstawicielami osób świadczących pracę na rzecz podmiotu prawnego. Okres trwania konsultacji wynosi od 5 do 10 dni od dnia przedstawienia projektu procedury zgłoszeń.

Jeszcze przed konsultacjami podmiot prawny (np. pracodawca) powinien posiadać przygotowany dokument, który będzie ich przedmiotem.

Wejście w życie procedury zgłoszeń wewnętrznych

Procedura zgłoszeń wewnętrznych wchodzi w życie po upływie 7 dni od dnia podania jej do wiadomości osób wykonujących pracę w sposób przyjęty w podmiocie prawnym. Zalecane jest, aby procedura zgłoszeń wewnętrznych została wywieszona w miejscu ogólnie dostępnym.

Jednakże dla całkowitego potwierdzenia, że osoby te zapoznały się z treścią dokumentu, warto odebrać podpisy od członków kadry, aby w ten sposób udokumentować fakt udostępnienia w określonej dacie procedury zgłoszeń wewnętrznych.

Każda nowo zatrudniona osoba, niezależnie od podstawy zatrudnienia, powinna zostać poinformowana o procedurze zgłoszeń wewnętrznych zaraz po rozpoczęciu rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie umowy, nie zaś dopiero po zawarciu umowy.

Rzetelne opracowanie procedury zgłoszeń wewnętrznych wymaga nakładu czasu, do którego należy doliczyć jeszcze okres konsultacji oraz okres 7 dni od dnia udostępnienia, zanim procedura wejdzie w życie. Nie warto zatem zwlekać z rozpoczęciem prac nad procedurą do dnia wejścia w życie ustawy o ochronie sygnalistów.

Procedura zgłoszeń wewnętrznych jest aktem prawnym obowiązującym w ramach struktury organizacyjnej podmiotu, który wprowadził ją do stosowania. Dokument ten musi zatem spełniać wymogi określone w szczególności w ustawie o ochronie sygnalistów, być spójny i zrozumiały dla odbiorcy, zaś jego treść powinna obejmować co najmniej wszystkie elementy obowiązkowe, wskazane przez ustawodawcę.

Jeżeli zastanawiasz się, czy jako pracodawca masz obowiązek wdrożyć procedurę zgłoszeń wewnętrznych, albo nie wiesz, jak przygotować tego rodzaju akt prawny, aby spełniał oczekiwania ustawodawcy, zapraszamy do współpracy.