Czy doręczenie przez portal informacyjny niesie takie same skutki dla osoby występującej bez pełnomocnika?

Początek lipca 2021 roku w środowisku prawniczym to wzmożona dyskusja dot nowelizacji ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem covid-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (tzw. ustawy covidowej). Zmiany, które weszły w życie 3 lipca br. przewidują, że doręczenia pism procesowych w toku postępowania cywilnego będą następowały w sposób elektroniczny. Nie oznacza to jednak pełnej informatyzacji postępowania cywilnego, ale niesie ze sobą pewne zagrożenia.

Czym jest Portal Informacyjny?

Portal Informacyjny Sádów Powszechnych jest to system umoliwiajácy dostęp uprawnionym lub upoważnionym podmiotom do informacji o sprawach toczących się przed sądami powszechnymi za pośrednictwem internetu. Celem uzyskania dostępu do sprawy konieczne jest założenie konta na stronie internetowej odpowiadającej konkretnej apelacji (właściwości miejscowej danego sądu apelacyjnego). Konto może być założone m.in. za pomocą profilu zaufanego. Każda apelacja ma osobną stronę internetową celem prowadzenia Portalu, dostępną na stronie odpowiednich sądów.

Dostęp odbywa się poprzez rejestrację, następnie wyszukać należy sygnaturę sprawy i zgłosić wniosek o przyznanie dostępu do sprawy. Do wniosku składanego drogą elektroniczną należy podać podstawowe dane umożliwiające weryfikację roli procesowej uzasadniającej udzielenie dostępu.

Po przyznaniu dostępu podmiot ma możliwość sprawdzania statusu spraw, pobierania protokołów i innych dokumentów, przeglądania terminów posiedzeń i weryfikacji przebiegu sprawy.

Do lipca 2021 roku portal pełnił wyłącznie funkcję pomocniczą dla pełnomocników. Przede wszystkim ograniczał konieczność każdorazowego kontaktu z biurem obsługi interesanta danego sądu i umożliwiał szybszą aktualizację stanu sprawy dla klienta. Pełnomocnicy mogli również zapoznać się z treścią zarządzeń wcześniej, bez przyspieszenia terminu ich wykonania.

Obecnie jednak doręczenia odbywają się co do zasady wyłącznie przy użyciu tego systemu.

Nowelizacja w zakresie doręczeń

Jak wskazano powyżej, zgodnie z nowelizacją ustawy covidowej, w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego oraz stanu epidemii, oraz w okresie roku od dnia odwołania ostatniego z nich, sąd doręcza pisma procesowe poprzez portal informacyjny. Co istotne obowiązek ten dotyczy jedynie profesjonalnych pełnomocników, czyli radcy prawnego, adwokata, rzecznika patentowego, lub Prokuratorię Generalną RP. Istotnym jest, że po umieszczeniu w portalu informacyjnym skutek doręczenia występuje po odebraniu pisma przez pełnomocnika, czyli najczęściej po pobraniu go z serwera.

Najczęściej wskazywanym jako niebezpieczny punktem niniejszej nowelizacji jest fikcja doręczenia. Jeżeli profesjonalny pełnomocnik nie odbierze pisma w terminie 14 dni od dnia umieszczenia portalu, uznaje się ono za doręczone. Jeżeli w danym piśmie jest termin do wykonania czynności (np. termin do wniesienia zażalenia na postanowienie, złożenia wniosku o uzasadnienie czy np. zastrzeżeń do opinii biegłego, może on biec bez wiedzy pełnomocnika. Istnieje wtedy ryzyko, że termin bezpowrotnie upłynie, a dla strony wystąpią negatywne skutki procesowe w postaci np. braku możliwości podnoszenia zarzutów i dodatkowych okoliczności, czy nawet uprawomocnienia się orzeczenia.

Uzasadnione są zatem obawy profesjonalnych pełnomocników. Główne zastrzeżenie w tym zakresie budzi krótki, 14-to dniowy termin wejścia w życie ustawy. Zdaniem większości pełnomocników uniemożliwia on należyte wdrożenie nowej procedury.

System nie został należycie przygotowany, brak było oficjalnych wytycznych czy szkoleń prowadzonych przez Ministerstwo, a także odpowiedniej kampanii informacyjnej dot. przygotowania do doręczeń elektronicznych ze strony samorządów adwokackich i radcowskich. Również sami pełnomocnicy mieli ograniczony czas na znaczne zreformowanie pracy swoich kancelarii.

Powyższe skutkuje sceptycznym przyjęciem nowych obowiązków zarówno ze strony sądów, jak i ze strony pełnomocników. Brak przygotowania po obu stronach objawia się m.in. tym, że publikowane są zarządzenia w przedmiocie braku doręczeń elektronicznych ze strony sądu w związku z brakiem infrastruktury informatycznej, a przede wszystkim z brakiem jasnej wykładni “pisma sądowego” które ma być doręczone wyłącznie za pomocą portalu (tak m.in. Sąd Rejonowy dla Warszawy Pragi-Południe).

Obowiązek posiadania konta w Portalu

Po nowelizacji pojawił się spór, czy zakładanie konta w portalu informacyjnym jest wymagane dla profesjonalnego pełnomocnika. Co do zasady nie ma przepisu szczególnego nakładającego na adwokatów i radców prawnych obowiązku posiadania konta w portalu informacyjnym.

Niemniej jednak, mając na uwadze brak oficjalnej wykładni co do stosowania fikcji doręczenia po umieszczeniu dokumentu w portalu oraz rozbieżne zapatrywania sądów z różnych apelacji w tym zakresie, a przede wszystkim brak wytycznych ze strony samorządów: adwokackiego oraz radcowskiego, z ostrożności przyjąć należy, że po nowelizacji profesjonalny pełnomocnik powinien posiadać konto na portalu informacyjnym. Umożliwi mu to zapoznawanie się z pismami i należytą ochronę interesów swoich klientów.

Na pytanie, czy osoba fizyczna bez pełnomocnika musi posiadać konto w portalu informacyjnym sądów powszechnych należy jednoznacznie odpowiedzieć przecząco. Jeżeli nie ma przepisu szczególnego nakładającego taki obowiązek na adwokatów i radców prawnych, to tym bardziej nie jest to obowiązkowe dla osób niebędących pełnomocnikiem profesjonalnym.

W przypadku osób występujących bez pełnomocnika nie ma nawet pozaustawowych argumentów co do nałożenia na nich obowiązku posiadania konta, takich jak należyta staranność wymagana etyką czy profesjonalny charakter działalności. Za powyższym przemawia również literalna treść przepisu (“sąd doręcza adwokatowi, radcy prawnemu, rzecznikowi patentowemu lub Prokuratorii Generalnej Rzeczypospolitej Polskiej”). W przytoczonym w zdaniu poprzedzającym wyliczeniu nie ma określonych samych stron postępowania, tylko ich profesjonalni pełnomocnicy. W związku z powyższym, osoba niebędąca profesjonalnym pełnomocnikiem nie musi posiadać konta na portalu informacyjnym sądów powszechnych i nie wpłynie to negatywnie na jej interesy w toku procesu.

Podsumowanie

E-doręczenia wprowadzone nowelizacją tzw. ustawy covidowej, które weszły w życie 3 lipca 2021 roku wzbudziły powszechny sprzeciw w środowisku prawniczym. Główne zarzuty sprowadzały się do braku odpowiednich wytycznych do wykładni tekstu prawa.

Faktem jest, że założeniem ustawodawcy było wprowadzenie większości pism na drogę elektroniczną. Dwa tygodnie po obowiązywaniu tej nowelizacji można wskazać, że efekt ten nie został zamierzony.

Pełnomocnicy nie wiedzą które pisma zostaną doręczone elektronicznie, a które fizycznie za pomocą poczty polskiej. Również sądy różnie interpretują prawo.

Powyższy chaos nie powinien mieć miejsca, w szczególności mając na uwadze powagę wymiaru sprawiedliwości oraz pewność w reprezentowaniu interesów osób, które nie zajmują się działalnością prawniczą profesjonalnie. Nie wszystkie podmioty są przygotowane na najnowszą zmianę w zakresie doręczeń przez portal.