Regulamin sklepu internetowego: dlaczego jest konieczny w e-commerce?

Otwieranie sklepu internetowego i rozpoczynanie prowadzenia działalności w tym zakresie związane jest z koniecznością spełnienia szeregu wymogów prawnych. Wdrożenie zgodnego z prawem regulaminu sklepu internetowego może zapewnić szereg korzyści nie tylko przedsiębiorcy, ale także jego klientom. Co powinien zawierać dobry regulamin sklepu internetowego?

Regulamin sklepu: podstawa prawna

Jednym z najważniejszych dokumentów w odniesieniu do działalności podmiotów z branży e commerce jest regulamin sklepu (zwany również regulaminem sprzedaży czy regulaminem świadczenia usług). Czy regulamin jest konieczny w działalności sklepu internetowego?

Wielu przedsiębiorców może mieć wątpliwości, czy jest to konieczność. Niemniej jednak, obowiązek umieszczenia na stronie regulaminu sprzedaży wynika wprost z przepisów, w tym w szczególności z ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną.

Ponadto, w związku z ustawą o prawach konsumenta, przedsiębiorcy prowadzący działalność na zasadach B2C mają liczne obowiązki informacyjne względem konsumentów. Należy do nich przede wszystkim obowiązek poinformowania o zasadach realizacji prawa do odstąpienia od umowy czy orientacyjnych terminach dostawy oraz możliwych metodach płatności.

Regulamin sprzedaży, oprócz realizowania licznych obowiązków wynikających ze szczególnych aktów prawnych, jeżeli jest sporządzony poprawnie, może także przynosić liczne korzyści dla przedsiębiorcy. Może on bowiem w regulaminie modyfikować niektóre kwestie na swoją korzyść. Dotyczy to w szczególności ograniczenia prawa do zwrotu towarów tzw. nieprefabrykowalnych, czyli wytworzonych na specjalne zamówienie konsumenta.

Nie każdy sporządzony regulamin będzie jednak spełniał powyższe wymagania. Regulamin powinien być dostosowany do działalności danego sklepu internetowego. W związku z powyższym, nie zawsze skorzystanie z gotowych wzorów dostępnych w internecie będzie dobrym rozwiązaniem.

Co powinien zawierać dobry regulamin sklepu?

Tak jak wspominaliśmy powyżej, regulamin sklepu internetowego powinien być spersonalizowany pod oczekiwania przedsiębiorców, niemniej jednak trzeba mieć na uwadze, żeby regulamin był prawnie skuteczny, czyli nie ograniczał praw konsumenta w sposób niedozwolony.

Regulamin sklepu powinien zawierać w szczególności:

• oznaczenie przedsiębiorcy prowadzącego sklep internetowy
• ogólne zasady zawierania umowy sprzedaży, w tym w szczególności moment zawarcia umowy
• opis procedury zakładania konta
• informacja o prawach konsumenta, w tym w szczególności prawa do odstąpienia
• możliwe metody dostawy
• metody płatności
• postanowienia końcowe.

Warto nadmienić, że powyższe ma tylko charakter przykładowy. To przedsiębiorca prowadzący sklep internetowy powinien zastanowić się, jakie postanowienia powinny znaleźć się w regulaminie. Modelowo w tych konsultacjach powinna brać udział wyspecjalizowana kancelaria prawna świadcząca usługi w zakresie obsługi podmiotów e-commerce.

Czy sam regulamin wystarczy?

Nie ulega wątpliwości, że regulamin jest najważniejszym dokumentem w zakresie bieżącej działalności sklepu internetowego, niemniej jednak sam regulamin nie wystarczy, aby działalność sklepu internetowego była zgodna z prawem.

Inne obowiązki wynikają przede wszystkim z prawa gospodarczego i zależą od formy prawnej, w której sklep prowadzi działalność. Jeżeli jest to np. sp. z o.o., to przedsiębiorcy muszą pamiętać o obowiązku składania sprawozdań finansowych i aktualizacji danych w KRS. Ponadto, w przypadku spółek kapitałowych konieczne jest także zgłoszenie beneficjenta rzeczywistego jednostki.

Innymi obowiązkami są obowiązki wynikające z szeroko pojętego prawa ochrony środowiska. Przede wszystkim to przepisy o odpadach, które w niektórych sytuacjach mogą implikować konieczność wpisania do tzw. bazy BDO.

Co z RODO?

Oprócz regulaminu sklepu internetowego i realizacji obowiązków wynikających z ustawy o prawach konsumenta, przedsiębiorcy powinni pamiętać o obowiązkach wynikających z Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), zwanego zazwyczaj RODO.

Rodo nakłada na przedsiębiorcę przede wszystkim podania kategorii przetwarzanych danych, celu przetwarzania, zakresu przetwarzania oraz pouczenia o przysługującym prawie do żądania usunięcia danych. Zazwyczaj przetwarzanie danych wymaga udzielenia zgody na przetwarzanie danych osobowych, która co do zasady może być udzielona przez fakty dorozumiane.

Aby zrealizować obowiązki wynikające z RODO zazwyczaj wymagane jest wdrożenie w sklepie internetowym polityki prywatności. Polityka prywatności może zdawać się prostym, powtarzalnym dokumentem, ale nie jest to zgodne z prawdą. Polityka prywatności co do zasady będzie inna dla każdego podmiotu, gdyż każdy podmiot w inny sposób przetwarza dane, używa innych dostawców usług czy przekazuje dane innym podmiotom zewnętrznym. W związku z tym polityka prywatności powinna uwzględniać specyfikę konkretnego sklepu internetowego.

Podsumowanie

Regulamin sklepu internetowego oraz dokumentacja RODO w sklepie internetowym są prawnym fundamentem funkcjonowania podmiotów z branży e-commerce. Braki w tej dokumentacji mogą nie tylko skutkować kontrolą ze strony Urzędu Ochrony Konkurencji i konsumentów, ale także i sporami cywilnoprawnymi z konsumentami.