Obowiązkowy rejestr umów: jakie zmiany przyniesie w działalności samorządów?

Dla jednostek sektora publicznego (czyli m.in. jednostek samorządu terytorialnego) ten rok i przyszły zapowiadają niemałe zamieszanie w wielu prawnych aspektach działalności. Wynikają one ze stopniowego wychodzenia z pandemii (i związanego z tym zniesieniem stanu epidemii, który obecnie został przekształcony w stan zagrożenia epidemicznego) ale także i z propozycji wprowadzenia nowego obowiązkowego systemu- Rejestru Umów Jednostek Sektora Finansów Publicznych. Rejestr ten wprowadzi istotne zmiany nie tylko w działalności samorządu, ale powinny na niego zwrócić uwagę także podmioty prywatne, które świadczą usługi na rzecz jednostek sektora publicznego.

Rejestr umów- czym jest i jakich umów dotyczy?

Należy wskazać, że w związku z obowiązującą w Polsce od dawna zasadą jawności w wydatkowaniu środków publicznych zmiany nie będą aż tak problematyczne dla podmiotów publicznych jak mogłoby się początkowo wydawać. Obecnie każdy obywatel może złożyć wniosek o udostępnienie danej umowy, a podstawą prawną takiego działania jest ustawa o dostępie do informacji publicznych, która wyczerpująco reguluje tryb i zasady udostępniania takich informacji.

Rejestr umów, który planuje się wprowadzić będzie systemem teleinformatycznym, centralnym, w którym podmioty obowiązane będą miały obowiązek wprowadzać informacje co do każdej umowy, której wartość przekracza 500 złotych (o ile próg ten na dalszych etapach procesu legislacyjnego nie ulegnie zmianie). Rejestr będzie prowadzony przy Ministerstwie Finansów.

Warto nadmienić, że główną kategorią umów, które będą podlegały wpisowi do rejestru będą umowy w sprawie zamówień publicznych, które są jednymi z najczęściej zawieranych umów przez jednostki sektora finansów publicznych i właśnie dlatego rejestr umów, poza wyjątkami, będzie dotyczył również umów zawartych zgodnie z Prawem zamówień publicznych (dalej jako: PZP), jak i umów, do których z uwagi na wartość zamówienia, nie stosuje się PZP.

Wyjątek dotyczy umów zawartych w wyniku rozstrzygnięcia zamówień oraz konkursów:

• którym nadano klauzulę zgodnie z przepisami ustawy(Nowe okno)(Link do innej strony) z 5.08.2010 r. o ochronie informacji niejawnych lub którym muszą towarzyszyć, na podstawie odrębnych przepisów, szczególne środki bezpieczeństwa


• jeżeli wymaga tego istotny interes bezpieczeństwa państwa – w zakresie, w jakim ochrona istotnych interesów bezpieczeństwa państwa nie może zostać zagwarantowana w inny sposób, w szczególności z zastosowaniem przepisów działu VI PZP

Rejestr umów- obowiązki dla JST

Jak sama nazwa wskazuje, do prowadzenia rejestru umów zawartych przez jednostki sektora finansów publicznych zobowiązane są wszystkie jednostki tworzące sektor publiczny. Kogo więc ten obowiązek dotyczy w praktyce? W przypadku braku pewności co do statusu jednostki, szczegółowy wykaz podmiotów można znaleźć w art. 9 ustawy o finansach publicznych.

W rejestrze zamieszczane będą podstawowe dane dotyczące umów, które enumeratywnie wymienione zostały w ustawie o finansach publicznych i są to:

• numer umowy – o ile taki numer nadano,
• data i miejsce zawarcia umowy,
• okres obowiązywania umowy,
• strony umowy, w tym przedstawiciele stron,
• przedmiot umowy,
• wartość przedmiotu umowy,
• źródła i wysokość współfinansowania przedmiotu umowy.

Poza podstawowymi danymi dotyczącymi umów, w rejestrze umieszczane będą również informacje o:

• uzupełnieniu
• zmianie umowy,
• rozwiązaniu za zgodą stron umowy,
• odstąpieniu od umowy,
• wypowiedzeniu
• wygaśnięciu.

Warto podkreślić, że co do zasady w rejestrze nie będą publikowane same umowy, a tylko informacje co do ich treści. W związku z powyższym nie ma obaw o konieczność anonimizacji czy skanowania wszystkich umów, które będą objęte zakresem projektowanego aktu prawnego.

kiedy rejestr umów wejdzie w życie?

Istotne jest, że w związku z ostatnimi zmianami co do projektu ustawy, w sieci i popularnych blogach prawniczych można znaleźć sprzeczne informacje.

12 maja 2022 r. Sejm przyjął zmiany, które przesuwają datę wprowadzenia rejestru umów na 1 stycznia 2023 roku. Warto mieć przy tym na uwadze jednak, że od tej zasady ogólnej istnieje kilka wyjątków:

• ministerstwa, urzędy wojewódzkie, KPRM oraz jednostki podległe i nadzorowane przez ministrów kierujących działami administracji rządowej będą wprowadzać dane dotyczące umów zawartych od 1 października 2022 r.
• jednostki samorządu terytorialnego, związki JST, samorządowe jednostki organizacyjne będą wprowadzać dane dotyczące umów zawartych od 1 stycznia 2023 r.
• pozostałe jednostki będą wprowadzać dane dotyczące umów zawartych od 1 kwietnia 2023 r.

W jakim terminie będzie trzeba wprowadzać dane z umów do rejestru? Póki co z uzasadnienia projektu wynika, że informacje w rejestrze należy umieszczać bez zbędnej zwłoki, nie później jednak niż 14 dni od daty zawarcia umowy.

Jak przygotować się do planowanych zmian?

Jest wiele sposobów, które można wdrożyć już dziś, aby z odpowiednim wyprzedzeniem przygotować się do wdrożenia rejestru umów w jednostce.

Pierwszym niewątpliwie jest śledzenie na bieżąco procesu legislacyjnego dot. ustawy wprowadzającej rejestr umów, który dostępny jest na stronach Sejmu. Na dedykowanej temu aktowi prawnemu stronie można znaleźć nie tylko sam tekst projektu ustawy wraz z uzasadnieniem (które samo w sobie jest cenną wskazówką interpretacyjną) ale także raporty z przebiegu prac komisji czy aktualne terminy.

Po drugie, można podjąć prace wdrożeniowe także w jednostce, które mogłyby polegać m.in. na przeprowadzeniu szkolenia, dzięki któremu pracownicy jednostki mogliby poznać założenia nowych zmian z dużym wyprzedzeniem przed ich wejściem w życie.

Po trzecie, można zaprojektować już stanowisko osoby odpowiedzialnej za wprowadzanie informacji do rejestru. Prace organizacyjne w tym zakresie mogą polegać na przygotowaniu rekrutacji, czy procedur w tym zakresie. W praktyce zmiany organizacyjne tego rodzaju mogą być czasochłonne, zatem warto zaplanować te działania z wyprzedzeniem.