Przetwarzanie danych osobowych pracowników oraz kandydatów do pracy

Zgodnie z zasadą minimalizacji danych, wyrażoną w art. 5 ust. 1 lit. c RODO, przetwarzane dane powinny być adekwatne, stosowne oraz ograniczone do takich, które są niezbędne do osiągnięcia celów przetwarzania. W myśl wskazanej zasady pracodawcy nie mogą przetwarzać dowolnie wybranych danych a jedynie takie, które są niezbędne do przeprowadzenia procesu rekrutacji lub realizacji obowiązków związanych z zatrudnieniem pracownika. Uregulowania odnoszące do danych osobowych, których może żądać pracodawca znajdują się w Kodeksie pracy.

Dane osobowe kandydata do pracy oraz pracownika

Przyszły pracodawca może żądać od kandydata podania następujących danych:

• imienia (imion) i nazwiska,
• daty urodzenia,
• danych kontaktowych wskazanych przez kandydata,
• wykształcenia,
• kwalifikacji zawodowych,
• przebiegu dotychczasowego zatrudnienia.

Co istotne – przyszły pracodawca może żądać podania informacji dotyczących wykształcenia, kwalifikacji zawodowych oraz przebiegu dotychczasowego zatrudnienia wyłącznie w sytuacji, gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku.

Dodatkowo od pracownika pracodawca może żądać podania:

• adresu zamieszkania,
• numeru PESEL, a w przypadku jego braku - rodzaju i numeru dokumentu potwierdzającego tożsamość,
• innych danych osobowych pracownika, a także danych osobowych dzieci pracownika i innych członków jego najbliższej rodziny, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy,
• wykształcenia i przebiegu dotychczasowego zatrudnienia, jeżeli nie istniała podstawa do ich żądania od osoby ubiegającej się o zatrudnienie,
• numeru rachunku płatniczego, chyba że pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych.

Pracodawca może żądać podania także innych danych, jeśli jest to niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa.

Przetwarzanie innych danych na podstawie zgody

Kandydat do pracy lub pracownik, zarówno z własnej inicjatywy, jak i na wniosek pracodawcy może udostępnić inne dane niż wskazane w poprzednim akapicie, z wyjątkiem danych dotyczących wyroków skazujących oraz czynów zabronionych. W takim przypadku podstawą przetwarzania będzie zgoda. Brak zgody lub jej wycofanie, nie może być podstawą niekorzystnego traktowania osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika, a także nie może powodować wobec nich jakichkolwiek negatywnych konsekwencji, zwłaszcza nie może stanowić przyczyny uzasadniającej odmowę zatrudnienia, wypowiedzenie umowy o pracę lub jej rozwiązanie bez wypowiedzenia przez pracodawcę.

Zgoda może być podstawą przetwarzania wrażliwych danych osobowych jedynie w przypadku, gdy przekazanie tych danych osobowych następuje z inicjatywy osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika. Brak zgody lub jej wycofanie nie mogą być przyczyną negatywnych konsekwencji, podobnie jak w przypadku przetwarzania zwykłych danych osobowych. Przetwarzanie danych biometrycznych pracownika jest dopuszczalne także wtedy, gdy podanie takich danych jest niezbędne ze względu na kontrolę dostępu do szczególnie ważnych informacji, których ujawnienie może narazić pracodawcę na szkodę, lub dostępu do pomieszczeń wymagających szczególnej ochrony. Do przetwarzania danych wrażliwych mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające pisemne upoważnienie do przetwarzania takich danych wydane przez pracodawcę. Osoby dopuszczone do przetwarzania takich danych są obowiązane do zachowania ich w tajemnicy.