Studio detailingu- jakie dokumenty są potrzebne w bieżącej działalności?

Prowadzenie każdej działalności gospodarczej wymaga opieki ze strony prawnej. Najczęściej opieka prawnika będzie opierała się w szczególności na przygotowaniu wzorów odpowiednich dokumentów. Nie inaczej jest w przypadku studia autodetalingu, ten rodzaj działalności wymaga szczególnej uwagi w zakresie stosowanych dokumentów prawnych. Poniżej opisujemy wybrane dokumenty, na które przedsiębiorca prowadzący działalność w tej branży powinien zwrócić uwagę.

Jak założyć studio detailingu? Aspekty prawne

Co do zasady rozpoczęcie działalności gospodarczej w formie jednoosobowej wymaga wyłącznie zgłoszenia do CEIDG. Jeżeli przedsiębiorca chce podjąć działalność regulowaną, lub działalność wymagającą innego rodzaju zgód czy pozwoleń, konieczne jest także ich uzyskanie przed faktycznym podjęciem działalności.

W przypadku studia autodetailingu trzeba zwrócić szczególną uwagę na uzyskanie pozwolenia wodnoprawnego i na zgodność lokalizacji studia z miejscowym planem zagospodarowania przestrzennego. Brak zgodności w tym zakresie może narazić przedsiębiorcę na dotkliwe administracyjne kary pieniężne.

Ponadto jeżeli chodzi o wybór formy prawnej prowadzenia działalności warto jest rozważyć czy działalność jednoosobowa jest najbardziej optymalną formę dla przedsiębiorcy. Czasami dobrą alternatywą jest spółka z o.o., która umożliwia ograniczenie odpowiedzialności osób decyzyjnych (zarządu) i wyłącza odpowiedzialność wspólników.

Umowa współpracy z dostawcami chemii

Nie ulega wątpliwości że cena zakupu chemii do mycia i pielęgnacji pojazdów jest znacznym kosztem funkcjonowania każdego przedsiębiorstwa, które prowadzi działalność w zakresie detailingu samochodowego. Powyższe wynika nie tylko z jej ceny, ale także z ilości zużywanych środków w toku bieżącej działalności. Prawdą jest także, że braki w chemii również mogą spowodować przestój w działalności studia.

W związku z powyższym warto rozważyć zawarcie stałej umowy z dostawcą chemii, dzięki której cała procedura zakupów stanie się znacznie prostsza i szybsza. Może to również wpłynąć korzystnie na koszty chemii, gdyż przy stałym, cyklicznym zamówieniu dostawca może być bardziej skłonny do udzielenia rabatu czy kredytu kupieckiego.

Brzmienie postanowień umownych może jednak powodować określone ryzyka dla przedsiębiorcy prowadzącego studio- warto skonsultować ich treść z prawnikiem.

Protokół zdania pojazdu

W celu zapewnienia bezpieczeństwa w toku prowadzonej działalności i ograniczenia ryzyka ze strony roszczeń klientów (w związku na przykład z uszkodzeniem pojazdu), warto jest przed każdym przyjęciem pojazdu sporządzić protokół zdania.

Nie ma jednoznacznych wytycznych w przepisach prawa w zakresie tego co taki protokół powinien zawierać. Warto w tym zakresie skorzystać z dorobku praktyki: najczęściej przyjmuje się że taki protokół powinien zawierać szkic pojazdu z zaznaczeniem uszkodzeń, dane zdającego, zwięzły opis oraz datę i godzinę przekazania.

Warto pamiętać, że taki protokół nie stanowi jednak zamiennika umowy i o ile może być istotną wskazówką co do części jej postanowień (np. danych stron oraz momentu zdania pojazdu, można również w protokole umieścić szacowany zakres prac), to nie będzie zazwyczaj kompleksowo regulował kluczowych kwestii. Jeżeli zatem przedsiębiorca otrzyma większe zlecenie (o większej wartości czy cykliczne) to warto jednak rozważyć zawarcie umowy ramowej, którą opisujemy poniżej.

Umowa ramowa o świadczenie usług

Zdarza się jednak że przedsiębiorcy prowadzący Studio auto detailingu dostają nie tylko indywidualne kontrakty na samochody osób fizycznych, konsumentów, Ale także na stałą obsługę na przykład firm transportowych czy wypożyczalni pojazdów.

W takiej sytuacji warto przygotować umowę ramową określającą cenę usług dla klientów biznesowych termin i ilość przekazywanych pojazdów. warto również zastrzec klauzule dotyczące możliwości rozwiązania umowy w przypadku niedotrzymania warunków ze strony kontrahenta, czy zaopatrzyć umowę w klauzule waloryzacyjne aby umowa mogła służyć stronom przez kilka lat, bez konieczności zmian tzw. postanowień przedmiotowo istotnych.

Przedsiębiorcy prowadzącemu studio umożliwi to natomiast określenie obłożenia studia (np. gdy wie, że jest to minimum 4 a maksimum 7 pojazdów w tygodniu) i umożliwia przeanalizować konieczne zatrudnienie czy koszty prowadzenia działalności.

Dokumenty prawnopracownicze

Jeżeli przedsiębiorca rozwinął już swoje studio i zatrudnia pracowników (niezależnie czy w oparciu o umowy cywilnoprawne czy umowę o pracę), musi przy przygotować określone dokumenty.

W przypadku pracowników zatrudnianych w oparciu o umowy cywilnoprawne warto przygotować dobry wzór umowy zlecenia dla studia autodetailingu oraz umowy o dzieło. Wybór, czy przedsiębiorca zastosuje umowę zlecenia czy umowa o dzieło powinien być dokonany po dokładnej analizie specyfiki obu umów. Umowa o dzieło będzie mogła być zastosowana w szczególności w przypadku rozliczenia pracownika w oparciu o ilość pojazdów, natomiast umowa zlecenia w innych przypadkach, gdy nie są spełniane przesłanki z kodeksu pracy.

Jeżeli pracodawca zdecyduje się zatrudnić pracownika w oparciu o umowę o pracę, powinien wtedy przede wszystkim przygotować zgodne z prawem kompletny wzór umowy o pracę regulamin pracy i regulamin wynagradzania. Nieścisłości w którymkolwiek z tych dokumentów mogą narazić przedsiębiorcę prowadzącego studio na kontrolę ze strony PIP.

Dokumenty na stronę internetową studia detailingu

Studio detailingu jak każda inna firma musi na swojej stronie internetowej umieścić określone, wymagane prawem dokumenty. Takimi dokumentami będzie w szczególności polityka prywatności i polityka plików cookies, a jeżeli strona udostępnia opcję sprzedaży usług przez internet, to wtedy warto zastanowić się także nad regulaminem sklepu internetowego.

Sporządzenie takich dokumentów nie jest trudne aczkolwiek zazwyczaj wymaga asysty prawnika, który będzie umiał zweryfikować jakie elementy powinna zawierać polityka prywatności aby była zgodna z przepisami RODO.

Czy studio detailingu potrzebuje prawnika?

Co prawda żadne przepisy nie przewidują obowiązku współpracy z prawnikiem w ramach studio auto detailingu, czy podpisywania ww. dokumentów przez radcę prawnego albo adwokata, ale dla bezpieczeństwa prowadzonej działalności warto jest poświęcić czas i środki na stworzenie bezpiecznych wzorów umów dla studia. Dodatkową korzyścią jest, że koszty i czas ponoszone na przygotowanie dokumentów przedsiębiorca poświęca raz, a korzyści ze stosowania w swojej firmie z legalnych wzorów czerpie przez cały czas prowadzenia swojej działalności.