Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych - kto musi się do niego wpisać i jakie zmiany wprowadzono w 2022 roku?

Prowadzenie działalności gospodarczej jako spółka handlowa (np. spółka z ograniczoną odpowiedzialnością) w Polsce wiąże się z wieloma obowiązkami natury rejestrowej. Nie kończą się one niestety na pomyślnym wpisie spółki do KRS. Jednym z tych obowiązków, które trzeba dopełnić po wpisaniu spółki do KRS jest wpis do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych (CRBR).

Czym jest CRBR i kto jest beneficjentem?

Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych to portal informatyczny prowadzony przez Ministerstwo Finansów. Podstawą jego utworzenia jest ustawa o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu (tzw. ustawa o AML). Rejestr funkcjonuje od 13 października 2019 roku.

Jednym z głównych zadań CRBR jest przeciwdziałanie praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu. Posiadanie dokładnych i aktualnych danych o beneficjentach rzeczywistych ma kluczowe znaczenie dla zwalczania tych zjawisk, ponieważ uniemożliwia przestępcom ukrycie swojej tożsamości w skomplikowanej strukturze korporacyjnej. Rejestr jest publiczny, co umożliwia każdemu zainteresowanemu nieodpłatny dostęp do informacji o beneficjentach rzeczywistych. Zdaniem ustawodawcy, zapewnia to również większą kontrolę informacji przez społeczeństwo obywatelskie oraz przyczynia się do zwiększenia zaufania do rynku finansowego i uczestników obrotu gospodarczego.

W odniesieniu do bieżącego funkcjonowania rejestru niezwykle istotna jest definicja beneficjenta rzeczywistego. Jego ustalenie czasami jest nie lada wyzwaniem. Kim jest beneficjent rzeczywisty zgodnie z ustawą? Jest to osoba fizyczna:

• sprawująca bezpośrednio lub pośrednio kontrolę nad podmiotem poprzez posiadane uprawnienia, które wynikają z okoliczności prawnych lub faktycznych, umożliwiające wywieranie decydującego wpływu na czynności lub działania podejmowane przez podmiot, lub
• w imieniu której są nawiązywane stosunki gospodarcze lub jest przeprowadzana transakcja okazjonalna.

Kto musi się wpisać do CRBR?

Czy każdy podmiot musi wskazać swojego beneficjenta rzeczywistego? Na szczęście nie, obowiązek nie dotyczy np. działalności jednoosobowych czy spółek cywilnych, chociaż obowiązek ten dotyczy innych najpopularniejszych form prowadzenia działalności, czyli m.in.:

• spółek jawnych,
• spółek komandytowych,
• spółek komandytowo-akcyjnych,
• spółek z ograniczoną odpowiedzialnością,
• prostych spółek akcyjnych,
• spółek akcyjnych, z wyjątkiem spółek publicznych,
• spółek partnerskich.

Powyżej sygnalizowaliśmy, że beneficjentami rzeczywistymi mogą być wyłącznie osoby fizyczne. Jak je odnaleźć w spółkach prawa handlowego? W tym zakresie też z drobną pomocą i wskazówką przychodzi ustawa o AML, zgodnie z nią bowiem beneficjentem rzeczywistym podmiotu jest w szczególności:

• osoba fizyczna będąca udziałowcem lub akcjonariuszem, której przysługuje prawo własności więcej niż 25% ogólnej liczby udziałów lub akcji tej osoby prawnej,
• osoba fizyczna dysponująca więcej niż 25% ogólnej liczby głosów w organie stanowiącym spółki, także jako zastawnik albo użytkownik, lub na podstawie porozumień z innymi uprawnionymi do głosu,
• osoba fizyczna sprawująca kontrolę nad osobą prawną lub osobami prawnymi, którym łącznie przysługuje prawo własności więcej niż 25% ogólnej liczby udziałów lub akcji, lub łącznie dysponującą więcej niż 25% ogólnej liczby głosów w organie stanowiącym tej osoby prawnej, także jako zastawnik albo użytkownik, lub na podstawie porozumień z innymi uprawnionymi do głosu,
• osoba fizyczna sprawująca kontrolę nad osobą prawną przez posiadanie w stosunku do niej uprawnień, lub
• osoba fizyczna zajmująca wyższe stanowisko kierownicze w organach spółki - w przypadku udokumentowanego braku możliwości ustalenia lub wątpliwości co do tożsamości osób fizycznych określonych w powyższych punktach oraz w przypadku niestwierdzenia podejrzeń prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu (tzw. beneficjent zastępczy).

Jak się wpisać do rejestru?

Czy można wpisać się do CRBR papierowo? Niestety nie, rejestr ten prowadzony jest wyłącznie internetowo i zgłoszenie beneficjenta rzeczywistego spółki musi odbyć się też w tej formie.

Aby dokonać zgłoszenia należy założyć konto w serwisie, wypełnić formularz, podpisać go podpisem zaufanym lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym i przesłać do ministerstwa celem uzupełnienia wpisu w CRBR.

Intuicyjność systemu może jednak budzić wątpliwości- osoby niezaznajomione z systemami tworzonymi przez ministerstwo finansów czy ministerstwo sprawiedliwości mogą mieć problemy. Warto jednak przypomnieć, że zgłoszenia beneficjenta rzeczywistego może w imieniu spółki dokonać pełnomocnik- np. adwokat lub radca prawny.

Kary za brak wpisu lub błędny wpis

Ustawodawca, aby dodatkowo zmotywować przedsiębiorców do wskazania i zgłoszenia beneficjenta rzeczywistego przewidział w tym zakresie kary administracyjne. Za brak zgłoszenia beneficjenta rzeczywistego lub jego zgłoszenei niezgodnie ze stanem faktycznym, ujawnionym podczas kontroli może zostać na przedsiębiorcę nałożona kara administracyjna w wysokości 1.000.000 zł.

Warto nadmienić, że egzekwowanie tych przepisów nie jest fikcją. W ubiegłym roku wszczęto z tytułu braku lub błędnego wpisu kilkadziesiąt postępowań kontrolnych, z czego prawie 10 z nich zakończyło się nałożeniem kary.

Skąd taka rozbieżność? Na szczęście organ musi wziąć pod uwagę wiele kwestii przy nakładaniu kary, m.in. stopień naruszenia i reakcję podmiotu na wszczęcie postępowania. Jeżeli wpis zostanie uzupełniony/sprostowany niezwłocznie po otrzymaniu zawiadomienia o wszczęciu kontroli, przedsiębiorcy mogą mieć szansę uniknięcia kary.

Podsumowanie

Wpis do rejestru beneficjentów rzeczywistych jest obowiązkiem wszystkich spółek z o.o. Niejasna definicja beneficjenta rzeczywistego i krótkie terminy mogą sprawiać, że jest to obowiązek paraliżujący pracę zarządów i działów administracji w firmie. Nasza kancelaria świadczy szeroko pojętą pomoc prawną dla przedsiębiorców, w szczególności możemy w Państwa imieniu nie tylko zgłosić beneficjenta rzeczywistego, ale także pomóc w analizie, kto w danej firmie powinien być zgłoszony jako beneficjent rzeczywisty. Kancelaria Prawna Legato