Umowa o poufności (NDA). Co powinna zawierać?

W większości relacji gospodarczych podejmując współpracę z nowym podmiotem (niezależnie czy jest to partner biznesowy czy pracownik) aby współpraca była efektywna konieczne jest dopuszczenie nowego podmiotu do części tajemnic przedsiębiorstwa. Umowa NDA jest podstawowym instrumentem chroniącym te tajemnice przed dalszym niepożądanym rozpowszechnianiem. Jak poprawnie i skutecznie sporządzić taki rodzaj umowy?

Co to jest umowa o poufności (NDA)

Wielu przedsiębiorców rozpoczynając z współpracę z nowym podmiotem spośród licznych dokumentów do podpisania otrzymuje również NDA. Umowa o zachowaniu poufności (NDA po polsku oznacza: Non-disclosure agreement) jest bardzo popularną umową zabezpieczającą tajemnicę przedsiębiorstwa które do swoich spraw zamierza dopuścić podmiot trzeci. Jak sama nazwa wskazuje przedmiotem umowy NDA jest zachowanie poufności w szczególności w zakresie tajemnicy przedsiębiorstwa czyli aspektów szczególnie ważnych i cennych dla jego funkcjonowania których ujawnienie mogłoby narazić daną firmę na szkodę. NDA zazwyczaj określa również sankcję za naruszenie poufności.

Zawieranie umowy NDA wymaga przede wszystkim kompletnego i poprawnego z prawnego punktu widzenia sporządzenia postanowień umowy. Ważne jest przy tym aby rozważyć do jakiej kategorii podmiotów NDA będzie kierowane.

Kiedy zawierać umowę NDA? kontrahent/pracownik

Tak jak wskazaliśmy powyżej warto rozważyć zawarcie umowy NDA w szczególności jeżeli kontrahent czy pracownik będzie miał dostęp do informacji których ujawnienie może narazić przedsiębiorstwo na szkodę. Katalog takich przypadków należy rozpatrywać szeroko zatem podpisanie umowy NDA w praktyce może odbywać się bardzo często.

Sytuacjami w których przedsiębiorca powinien szczególnie przemyśleć czy zawarcie umowy NDA nie będzie konieczne jest podjęcie współpracy z nowym kontrahentem (przedsiębiorcą na zasadach B2B) oraz z pracownikiem.

Umowa NDA pomiędzy firmami może zostać zawarta nie tylko w sytuacjach tzw. zatrudnienia w oparciu o B2B ale także gdy nowy kontrahent ma zostać wspólnikiem czy podwykonawcą w określonym wspólnym przedsięwzięciu. Warto o tym pamiętać w szczególności dlatego że kontrahenci zazwyczaj działają w podobnej branży. W związku z tym wykorzystanie czy ujawnienie tajemnicy przedsiębiorstwa może być szczególnie szkodliwe dla przedsiębiorcy.

Bardzo popularne w obrocie gospodarczym jest podpisywanie umów NDA z pracownikiem. Prawie każdy pracownik podczas świadczenia pracy w mniejszym lub większym stopniu będzie miał dostęp do tajemnicy przedsiębiorstwa. O ile obowiązek zachowania poufności pośrednio wynika z obowiązków pracowniczych uregulowanych w kodeksie pracy.

Podpisywanie umowy NDA z pracownikiem co do zasady nie powinno nikogo dziwić jest to dość popularna praktyka w szczególności przy zatrudnianiu pracowników umysłowych czy pracowników na szczeblu menedżerskim.

Co zawiera NDA

NDA dla swojej skuteczności musi regulować określone prawem kwestie. Pominięcie którejkolwiek z kwestii opisanych poniżej może skutkować nie tylko wadliwością umowy o zachowaniu poufności ale także jej praktyczną nieskutecznością. Warto nadmienić że poniższe wyliczenie ma tylko charakter przykładowy. Każda umowa NDA powinna być spersonalizowana czyli zawierać postanowienia które akurat są w danym stosunku prawnym konieczne.

Po pierwsze umowa o zachowaniu poufności powinna precyzyjnie zdefiniować prawa i obowiązki stron. Dotyczy to definicji informacji niejawnych definicji naruszenia tajemnicy poufności i przykładowej egzemplifikacji tychże działań. Aby zapewnić przejrzystość umowy strony mogą także opisać dlaczego dane informacje uważane są za informacje poufne i jakie konsekwencje dla przedsiębiorstwa może mieć ich ujawnienie.

Strony umowy NDA powinny ponadto określić czas trwania umowy NDA. Zazwyczaj umowy tego rodzaju zawierane są na czas oznaczony co ma określone skutki prawne w zakresie możliwości ich rozwiązania. Z tego względu NDA bez terminu nie będzie dobrym rozwiązaniem.

Aby umowa NDA była skuteczna na gruncie praktycznym (tj. aby osiągnąć zamierzony skutek tj. zapobieżenie ewentualnemu ujawnieniu tajemnicy przedsiębiorstwa) warto rozważyć zastrzeżenie kary umownej za każdorazowe naruszenie. Przy zastrzeżeniu kary umownej warto pamiętać o postanowieniu umożliwiającym dochodzenie odszkodowania przewyższającego wysokość kary umownej. Możliwe jest jednak zawarcie NDA bez kary umownej jednak kary umowne w NDA co do zasady działają skutecznie i odstraszająco. Oprócz kary umownej możliwą sankcją za naruszenie poufności może być uprawnienie poszkodowanego do rozwiązania umowy głównej (np. umowy o pracę czy umowy o współpracę).

W umowie NDA można określić również wyłączenia jej stosowania czyli sytuacje w których tajemnica przedsiębiorstwa będzie mogła być ujawniona. Może to dotyczyć tzw. podmiotów powiązanych czy ujawnienia informacji poufnej w związku z prawomocnym orzeczeniem sądu czy ostateczną decyzją organu administracji.

Warto jest także w umowie tego rodzaju pamiętać o ogólnych klauzulach przydatnych w każdej umowie- wyboru prawa sądu właściwego klauzuli salwatoryjnej RODO w NDA (czyli poinformowanie o osobie administratora czy zakresie przetwarzanych danych) czy odpowiednio sporządzonej preambule.

Na co uważać podczas podpisywania umowy o poufności

Proces podpisywania ale także i negocjowania oraz sporządzania umowy o zachowaniu poufności może zawierać określone zagrożenia.

Pierwszym z nich jest sam proces negocjacji. Podczas wielokrotnego nanoszenia zmian na treść umowy przez obie strony może ona stać się nieczytelna wewnętrznie sprzeczna czy wręcz nieskuteczna. W procesie negocjacji warto zawsze oznaczać poszczególne wersje umowy i dokładnie sprawdzić jej ostateczną treść.

Kolejnym może być sama forma umowy. Dla celów dowodowych w przypadku ewentualnego procesu zalecaną formą umowy dla NDA jest forma pisemna.

Podczas podpisywania NDA warto również sprawdzić czy jest ona zgodna z przepisami powszechnie obowiązującego prawa (zarówno unijnego jak i polskiego) czyli w szczególności z przepisami kodeksu cywilnego ale także i tzw. dyrektywy know-how czy przyjętych norm w danej branży.

Po trzecie podczas samego aktu podpisywania umowy warto pamiętać o zasadach reprezentacji czyli w dużym skrócie aby umowa była podpisana przez osobę upoważnioną do reprezentowania danego podmiotu. Będzie to szczególnie istotne podczas podpisywania umowy pomiędzy spółkami prawa handlowego.

Podsumowanie

Sporządzenie kompletnej i skutecznej umowy NDA nie jest proste. Wielu przedsiębiorców zastanawia się: co zawrzeć w NDA? Na to pytanie nie ma jednoznacznej odpowiedzi zależy to przede wszystkim od specyfiki danego stosunku prawnego. Nie można zapominać o kluczowych aspektach NDA czyli kar umownych RODO oraz zakresu przedmiotowego umowy. Z tego powodu wzór NDA publicznie dostępny w internecie nie będzie dobrym pomysłem. Komplikacje mogą nastąpić na każdym etapie bowiem nawet zastrzeżenie kary umownej nie jest proste. W tym zakresie należy mieć na uwadze poglądy zawarte w kilku orzeczeniach Sądu Najwyższego zatem pomoc profesjonalnego pełnomocnika w tym zakresie może okazać się nieodzowna.