O czym pamiętać przy założeniu sp. z o.o.

Spółka z o.o. to niezwykle popularna forma prowadzenia działalności. W odróżnieniu od działalności jednoosobowej, tryb jej zakładania jest bardziej sformalizowany i w niektórych przypadkach może wymagać także udziału notariusza. W finalnym rozrachunku ten rodzaj prowadzenia działalności może zapewnić przedsiębiorcy bezpieczeństwo. O czym nie wolno zapominać podczas rejestracji sp. z o.o. i czym jest ta forma prowadzenia działalności?

Sp. z o.o.: czym jest?

Spółka z o.o. to spółka kapitałowa, której funkcjonowanie regulują przepisy zamieszczone w szczególności w kodeksie spółek handlowych. Spółka z o.o. jest osobą prawną, co oznacza, że posiada odrębną podmiotowość prawną od wspólników czy zarządu. W dużym uproszczeniu majątek spółki będzie należał do spółki (a nie do zarządu np), natomiast majątek członków zarządu czy wspólników będzie majątkiem odrębnym od majątku spółki. To samo dotyczy np. umów, zobowiązań czy poręczeń.

Spółka z o.o. w obrocie działa przez swoje organy. Do organów spółki z ograniczoną odpowiedzialnością należą:



• zarząd, czyli organ, który reprezentuje spółkę na zewnątrz, prowadzi jej bieżące sprawy. Zarząd będzie w szczególności składał oświadczenia woli w imieniu spółki, podpisywał umowy czy reprezentował spółkę w sporach sądowych.


• zgromadzenie wspólników, czyli organ składający się z wszystkich wspólników. Zgromadzenie podejmuje uchwały w najważniejszych dla spółki sprawach, czyli np. w przedmiocie zatwierdzenia sprawozdania finansowego, czy w sprawie dalszego istnienia spółki lub rozpoczęcia jej likwidacji.


• Rada Nadzorcza, czyli organ sprawujący nadzór nad pracami zarządu. W tym kontekście należy tylko wspomnieć, że rada nadzorcza nie jest obowiązkowa dla każdej spółki. Tylko spółki, w których wspólników jest więcej niż 25, a kapitał zakładowy przekracza 500.000 zł.




Jak założyć spółkę z o.o.?

spółkę z o.o. można założyć na dwa sposoby: “tradycyjnie”, tj. poprzez zawarcie umowy spółki u notariusza, oraz elektronicznie, przez system S24. Każdy z tych sposobów ma swoje wady i zalety, które opisujemy poniżej.



• założenie spółki tradycyjne

Przez założenie spółki tradycyjne rozumiemy założenie spółki poprzez zawarcie umowy spółki w formie aktu notarialnego, u notariusza. W tym akcie notarialnym umowa spółki może zawierać różne niestandardowe postanowienia, które jednak muszą być zgodne z powszechnie obowiązującymi przepisami prawa. Zasadą jest, że weryfikacji zgodności postanowień umowy spółki z prawem będzie dokonywał notariusz, aczkolwiek przed planowanym aktem notarialnym można także zweryfikować zgodność postanowień umowy spółki z prawem np. w kancelarii adwokackiej. Założenie spółki (czyli powołanie jej do życia) odbywa się w momencie zawarcia umowy spółki. Wtedy powstaje tzw. spółka z o.o. w organizacji. Spółkę w organizacji trzeba jednak zgłosić do KRS (tj. złożyć wniosek o jej rejestrację). Ta czynność odbywa się natomiast elektronicznie- przez Portal Rejestrów Sądowych.

• założenie spółki przez S24

Drugim sposobem jest założenie spółki z o.o. całkowicie internetowo, przez system S24. W tym sposobie umowa spółki zostaje zawarta za pośrednictwem wzorca umowy umieszczonego w systemie. W tym wariancie wspólnicy nie mogą dowolnie kreować postanowień umowy spółki- mogą wyłącznie wybrać postanowienia umowy spółki, spośród tych umieszczonych w systemie.

Zakładając spółkę przez s24 należy pamiętać o tym, że wszystkie czynności (zarówno założenie umowy jak również rejestracja spółki) odbywają się za pośrednictwem jednego systemu. Wszystkie osoby zaangażowane w proces tworzenia spółki (w tym również zarząd) powinny mieć podpis zaufany lub kwalifikowany podpis elektroniczny.





O czym pamiętać przy zakładaniu sp z o.o.?

Zakładanie spółki z o.o. to potencjalnie prosta czynność. Aby rejestracja spółki i następnie rozpoczęcie działalności przebiegły sprawnie, nie można zapominać o kilku detalach, które przytaczamy poniżej.

• wyrażenie zgody na objęcie funkcji w zarządzie

Jest to bardzo ważny dokument, bez którego sąd rejestrowy nie może zarejestrować spółki. Z zasady, kodeks spółek handlowych stanowi, że członkowie organu spółek muszą wyrazić zgodę na objęcie funkcji. Jeżeli zarząd został powołany w umowie spółki, to zgoda może być wyrażona w umowie spółki. Jeżeli jednak tak nie jest, to członek zarządu musi na osobnym dokumencie, pisemnie zgodzić się na pełnienie tej funkcji.

• koszty sądowe

Kolejną istotną kwestią, jest ustalenie poprawnej wysokości należnych kosztów sądowych. W tym kontekście przedsiębiorcy powinni mieć świadomość, że koszty sądowe w przypadku założenia spółki przez S24 są mniejsze i wynoszą 350 zł. Jeżeli przedsiębiorca opłaci niewłaściwie wniosek o rejestrację spółki, bez uzupełnienia braków formalnych sąd nie będzie w dalszym ciągu procedował tej kwestii.

• lista adresów osób uprawnionych do powołania zarządu

Rejestracja spółki z o.o. nie może się odbyć bez przedłożenia do sądu rejestrowego listy adresów do osób, które mogą powoływać zarząd. Zazwyczaj w większości spółek to wspólnicy są członkami uprawnionymi do powołania zarządu. W takiej sytuacji należy wskazać ich dane.

• Formalności po założeniu spółki

Założenie spółki z o.o. i jej rejestracja w KRS to w niektórych przypadkach początek formalności. Z formalności, które trzeba także dopełnić krótko po rejestracji spółki, należy wspomnieć o obowiązku rejestracji do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych w terminie 7 dni od dnia rejestracji spółki, a w perspektywie dłuższej zwłaszcza o złożeniu formularza z informacjami uzupełniającymi do właściwego urzędu skarbowego.

Czy sp. z o.o. jest korzystna?

Formalności związane z założeniem spółki z ograniczoną odpowiedzialnością faktycznie mogą wydawać się skomplikowane na pierwszym etapie prowadzenia działalności. Również z uwagi na tzw. podwójne opodatkowanie oraz konieczność prowadzenia pełnej księgowości, prowadzenie spółki z o.o. zazwyczaj będzie wiązało się z większymi kosztami.

Spółka z o.o. posiada jednak dużą zaletę w postaci ograniczonej odpowiedzialności wspólników za zobowiązania spółki (ponoszą oni odpowiedzialność tylko w granicach wniesionego kapitału, oraz możliwości uwolnienia się od odpowiedzialności zarządu za długi spółki.

W uproszczeniu, w przypadku niewypłacalności firmy jednoosobowej, komornik zlicytuje cały majątek osoby fizycznej- zarówno jej majątek prywatny, jak i jej majątek firmowy. W przypadku niewypłacalności spółki z o.o. licytacji będzie podlegał wyłącznie majątek spółki. Wspólnicy nie będą ponosili odpowiedzialność za długi spółki, a zarząd będzie mógł się uwolnić od odpowiedzialności za długi spółki m.in. składając wniosek o ogłoszenie upadłości w terminie.

Podsumowanie

Spółka z o.o. jako odrębna osoba prawna może powodować wiele problemów w toku bieżącego funkcjonowania. Orzecznictwo i doktryna w kontekście tej formy prowadzenia działalności wypracowały jednak rozwiązania większości problemów. Założenie i prowadzenie spółki z o.o. może jednak w niektórych sytuacjach wymagać asysty prawnej.