Spółka z o.o. założona elektronicznie czy tradycyjnie: co wybrać?

Zwłaszcza w dobie kryzysu przedsiębiorcy szukają formy prowadzenia działalności, która jest zarazem bezpieczna i która nie generuje nadmiernych kosztów. Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością uznawana jest za jedną z bezpieczniejszych form prowadzenia działalności, aczkolwiek może generować określone koszty. Aby rozpocząć działalność, spółka z ograniczoną odpowiedzialnością musi być przez wspólników powołana formalnie do życia. Może się to odbyć internetowo (przez system S24) lub tradycyjnie, poprzez wizytę u notariusza i zawarcie umowy spółki. Który z tych sposobów wybrać?

Spółka z o.o.- czym jest?

Na samym początku, zanim przejdziemy do analizy sposobów założenia spółki z o.o., należy przypomnieć, czym w ogóle jest spółka z ograniczoną odpowiedzialnością. Spółka z o.o. jest to osoba prawna, której zasady działania zostały uregulowane w kodeksie spółek handlowych. Ten rodzaj spółki ma odrębną zdolność do czynności prawnych, może posiadać odrębny majątek i zaciągać zobowiązania w swoim imieniu. Jest to bardzo komfortowe dla osób fizycznych prowadzących w tej formie działalność, ponieważ można rozgraniczyć majątek osobisty oraz majątek prywatny wspólników czy zarządu.

Spółka z o.o. działa przez swoje organy, do których należy zaliczyć przede wszystkim zarząd oraz zgromadzenie wspólników. Kompetencją zarządu jest prowadzenie bieżących spraw spółki oraz reprezentowanie jej na zewnątrz. Kompetencją wspólników natomiast jest podejmowanie strategicznych dla spółki decyzji- np. w przedmiocie dalszego jej istnienia, zwiększenia kapitału czy powołania zarządu.

Jak można założyć spółkę z o.o.

Spółka z o.o. jest spółką prawa handlowego, co oznacza, że musi być formalnie powołana do życia poprzez zawarcie umowy spółki a następnie jej zarejestrowanie w KRS. W obecnym stanie prawnym powołanie spółki do życia, tj. zawarcie skutecznej umowy spółki może być zawarte na dwa sposoby- tradycyjnie, w formie aktu notarialnego lub poprzez dedykowany system teleinformatyczny: S24. Każdy z tych trybów ma swoje wady i zalety, a najważniejsze z nich opisujemy poniżej.

założenie spółki u notariusza

Zawarcie umowy spółki u notariusza to rozwiązanie, na które decydują się przede wszystkim wspólnicy, którzy wymagają rozbudowanej umowy spółki i wprowadzenia do niej wielu zindywidualizowanych zapisów. W tym trybie założenia spółki z o.o. można bowiem wprowadzić do niej wiele postanowień, które sprawią, że prawne ramy, w których funkcjonuje spółka będą dopasowane do specyfiki jej działalności.

Ponadto, zakładając spółkę u notariusza wspólnicy nie muszą martwić się o obsługę systemu teleinformatycznego i nie muszą organizować profilu zaufanego czy kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Po ustaleniu teści umowy spółki, na tym etapie muszą jedynie złożyć podpis pod umową spółki u notariusza.

Warto w tym miejscu podkreślić, że nawet jak spółka zostanie założona u notariusza, to wspólnicy nie unikną formalności elektronicznych. Od lipca 2021 roku bowiem każdy wniosek składany do KRS musi być złożony w formie elektronicznej, przez dedykowany system: Portal Rejestrów Sądowych.

Równie istotny jest fakt, że przy założeniu spółki u notariusza nie warto rezygnować z obsługi prawnej procesu świadczonej przez adwokata czy radcę prawnego. Notariusz co prawda przygotuje umowę spółki czy poinformuje o prawnych skutkach zawarcia tejże, aczkolwiek nie doradzi wspólnikom w kontekście najkorzystniejszych postanowień czy ułożenia struktury w przypadku tworzenia np. kilku spółek powiązanych.

założenie spółki przez internet

od kilku lat w Polsce funkcjonuje dedykowany system do obsługi procesu zakładania spółki- jest to system S24. Dzięki temu systemowi, możliwe jest założenie i rejestracja spółki w zasadzie bez wychodzenia z domu, jeżeli wszystkie osoby zaangażowane w proces (wspólnicy i zarząd) mają podpisy zaufane lub kwalifikowane podpisy elektroniczne.

Z korzyści, które może wspólnikom przynieść ten tryb założenia spółki to przede wszystkim niższe koszty wynikające z jej założenia, brak konieczności jednoczesnej obecności wszystkich wspólników u notariusza i możliwość załatwienia wszystkich procedur 100% zdalnie. Ponadto, w przypadku założenia umowy spółki przez S24, sam wniosek o rejestrację w KRS jest uproszczony i nie ma konieczności korzystania z Portalu Rejestrów Sądowych.

Z minusów natomiast umowa spółki zakładana przez system S24 jest umową spółki na wzorcu. W praktyce oznacza to, że wspólnicy mają ograniczoną możliwość personalizacji umowy spółki z o.o. i muszą ukształtować jej treść z gotowych postanowień, dostępnych w systemie. Z drugiej strony jednak, umowa założona przez internet może być później zmieniona u notariusza i jej postanowienia mogą być zmienione później w tradycyjnym trybie, nie ma konieczności dokonywania zmian internetowo (ale ich zgłoszenie niezmiennie od 2021 roku następuje przez PRS.

Czy warto założyć spółkę z o.o?

Z powyższego opisu jasno wynika, że skuteczne założenie spółki z o.o. nie jest prostą procedurą, zwłaszcza, jeżeli wspólnicy zdecydują się na założenie spółki samodzielne, bez zaopatrzenia się w profesjonalną asystę prawną. Jakie są zalety i wady założenia tej formy prowadzenia działalności i czy korzyści z założenia spółki z o.o. przewyższają wady i komplikacje, które wspólnicy muszą ponieść podczas założenia tej spółki?

Zalety spółki z o.o.

Przede wszystkim zaletą spółki z o.o. jest możliwość uchylenia się od odpowiedzialności za długi spółki. Wspólnicy nie ponoszą odpowiedzialności za długi spółki, co wynika wprost z przepisów ksh. Jeżeli chodzi o zarząd, to zgodnie z przepisem art. 299 kodeksu spółek handlowych, członek zarządu może uwolnić się od odpowiedzialności poprzez złożenie wniosku o ogłoszenie upadłości we właściwym czasie, otwarcie postępowania restrukturyzacyjnego czy wykazanie, że nie ponosi winy w niezłożeniu ww. wniosków w terminie.

Po drugie, operacje, które można dokonać na udziałach (np. ich uprzywilejowanie, zwiększenie wartości nominalnej czy wprowadzenie do spółki nowego wspólnika) są dobrym instrumentem na dokapitalizowanie spółki, jeżeli zajdzie taka potrzeba.

Po trzecie, jak sygnalizowaliśmy powyżej, majątek spółki jest majątkiem odrębnym od majątku wspólników czy zarządu. Może to znacznie pomóc w rozdzieleniu życia i majątku osobistego wspólnika czy członka zarządu, od majątku związanego z prowadzoną działalnością.

wady spółki z o.o.

Wadą spółki z o.o. przede wszystkim są wyższe koszty, które trzeba ponieść w związku z posiadaniem spółki. Przede wszystkim przedsiębiorcy muszą być świadomi tzw. podwójnego opodatkowania (na poziomie spółki i na poziomie wspólnika). Po drugie, spółka z o.o. jest zobowiązana do prowadzenia pełnej księgowości, co również może generować koszty od kilkuset, do nawet kilku tysięcy złotych miesięcznie.

Spółka z o.o. wiąże się także z wysokim formalizmem- np. co roku trzeba sporządzać i składać do sądu rejestrowego sprawozdanie finansowe, a każda zmiana personalna co do zasady powinna być podparta uchwałą.

Spółka z o.o. również może nie być dobrym wyborem, ponieważ pomimo tego, że bardzo prosto ją założyć (np. w trybie uproszczonym przez S24), o tyle ciężko ją rozwiązać. Rozwiązanie i likwidacja spółki to trudna, złożona procedura, której koszty wielokrotnie przewyższają koszty związane z założeniem spółki.

Podsumowanie

Założenie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością to proces, w trakcie którego przedsiębiorcy mogą napotkać wiele komplikacji. Pierwszą z nich może być samo przygotowanie i uzgodnienie treści umowy spółki. W tym zakresie istotne jest, jaki sposób założenia spółki wybiorą wspólnicy.